Det är viktigt att ett företag blir bra på att lägga anbud. Anledningen till det är att de offentliga upphandlingarna i Sverige varje år uppgår till mellan 550 – 600 miljarder kronor. Det är en stor marknad där även små företag har chansen att göra goda affärer.
Förberedelser
Som förberedelse inför att lägga ett anbud är det bra att vända sig till den aktuella myndigheten för att få ta del av tidigare upphandlingar, som är offentliga handlingar. Om myndigheten anordnar informationsträffar bör du gå på dem. Du kan också presentera dig för den aktuella myndigheten och fråga om de eventuella befintliga kontrakt som finns och när de löper ut. En upphandling brukar annonseras i elektroniska databaser, se Företagarna.se för exempel.
Om företaget känner att det inte har tillräckliga kunskaper om hur det går till att lägga anbud finns det hjälp att få av en konsult, exempelvis externa konsulter och experter inom området. Det är en investering som ofta lönar sig i längden – vinner du ett anbud får du ofta igen den utgiften mångfalt.
Utforma anbudet
Utifrån förfrågningsunderlaget ska sedan anbudet utformas. Skall-kraven måste uppfyllas och det är bra om även bör-kraven uppfylls. Om du är tveksam till vad som gäller är det bästa att kontakta myndigheten för det är ingen vits med att lägga ett bud som inte uppfyller kraven. Då slipper du feltolka något och den upphandlande myndigheten kan ändra sig om de har ställt något ogenomtänkt krav. Ditt anbud är bindande under hela anbudstiden. Du kan alltså inte dra dig ur om du vinner upphandlingen.
Det finns också två andra möjligheter som inte tas upp närmare här. Det gäller om du inte anser dig ha kapacitet att klara av anbudet själv och är att åberopa annans kapacitet samt att lägga ett gemensamt anbud.
Det är viktigt att hålla i åtanke att den upphandlande myndigheten måste acceptera det bästa anbudet, de får inte välja ett sämre bara för att det är lagt av ett specifikt företag. På grund av detta är det alltid rekommenderat att man lägger det bästa anbudet man kan från första början, det kommer inte att ske någon förhandlingsprocess där man har chansen att ge bättre villkor efter ett avslag, det är allt eller inget.
Man har även möjligheten att begära sekretess om det är något i anbudet som man anser är känslig information. Anbud är trots allt offentliga uppgifter och vem som helst kan få tillgång till dem efter affärerna är gjorda. Detta kommer inte att garantera att dessa uppgifter kommer att hållas hemliga, men det är bättre att ha gjort förfrågningen om det är något man helst håller hemligt. Detta avgör den upphandlande myndigheten med ett så kallat sekretessprövning. Om man får avslag men ändå känner att man har rätten till sekretess kan man överklaga detta beslut till Kammarrätten.