När man anordnar en konferens är det detaljerna som gör skillnaden mellan en lyckad och inte lyckad tillställning. Här följer ett par tips för alla som planerar en konferens.

Var ut i tid

Man ska ska alltid börja planeringarna i god tid, detta ger bättre förutsättningar att man inte missar något och chansen att man kan ha konferensen på bästa möjliga plats blir också högre.

Rätt plats och rätt lokal

Detta beror mycket på inom vilken eller vilka branscher som är med på konferensen. Det kommer att avgöra om det passar bäst att ha den mitt i en stad, ute på landsbygden eller till och med så nära som möjligt till vidare resmål om man till exempel har folk som måste kunna återvända snabbt.

Starta i tid men lugnt

Naturligtvis bör man inte starta innan alla kommit fram, men det är bäst att vara förberedd på förseningar med trafik eller liknande. Därför kan man starta med en kopp kaffe och lite samtal, på så sätt känns det som man kommer igång, men de som kommer lite sent har inte missat något kritiskt.

Schemalägg och håll schemat

Det är viktigt att man planerar för alla delar av konferensen, när den börjar, när det är dags för måltider och när man tar pauser. En konferens känns mycket mer professionell när dessa tider finns tillgängliga och faktiskt följs noggrant.

Tänk på alla inblandade

När man skickar ut informationen om konferensen bör man vara noga med att säga till de besökande att meddela om någon har några allergier eller krav på vilken mat som serveras. Se till att alla som kommer har bra alternativ vad gäller maten och att köks- och servispersonalen inte glömmer bort något önskemål.

Blanda jobb med nöje

Se till att planera in aktiviteter som roliga övningar eller visningar. En konferens kan inte bara vara jobb hela tiden, alla måste ha chansen att varva ned och kunna fokusera på något annat.