Det har länge pratats om ‘Internet of Everything’, men det är fortfarande så att företag drivs av dokument. Ungefär hälften av alla affärsaktiviteter beräknas vara dokumentdrivna och i allmänhet spenderar företag så mycket som 10 procent av vinsten på dokument.

Processer är till för att rätt saker ska kommuniceras till rätt personer vid rätt tillfälle, men det är dokumenten som sköter kommunikationen. För dig som är IT-ansvarig i en expanderande verksamhet går antagligen den mesta av din tid åt att hantera problem och infrastruktur, samt att hjälpa nyanställda. Vill du göra en stor insats för företaget så är dokumenthantering en viktig sak att ta itu med.

Ta reda på var dokumenten kommer ifrån, hur de förflyttas och vart de ska. På så sätt kan du optimera hur maskinerna används och placeras och därigenom förbättra hur företaget kommunicerar. Som första steg går du igenom hur dokumenthanteringen går till idag, då kommer du att förstå vad som fungerar och inte. Frågar du bör ställa är:

• Står skrivare och scanners så att så många personer som möjligt kan använda dem?
• Är processerna som kräver utskrift formaliserade, eller görs utskrifter efter personligt tycke och smak?
• Är handhavandet för krångligt? Hur många steg måste du göra för att scanna ett dokument och spara det på ett säkert sätt?
• Finns det säkerhetsregler för att se till att känsliga dokument aldrig lämnas obevakade, till exempel i skrivaren, och finns de anslagna på tydlig plats för användarna?

När den här genomgången är gjord kommer du att inse hur viktigt det är att ha kontroll över hur dokumenthanteringen fungerar, sedan handlar det om att identifiera rätt lösning för ditt företag: vad som måste skyddas, vad som kan automatiseras och vem som ska få ansvaret för att det fungerar.

Det finns ett antal företag som erbjuder lösningar på nätet, men titta inte bara på priset. Du kommer att med jämna mellanrum behöva hjälp både vid installationen och när systemet är i drift, då är det en stor fördel att din leverantör pratar svenska och har kontor i Sverige. Kanske finns det någon på din hemort som kan hjälpa dig med vissa bitar, men vill du en helhetslösning så finns det seriösa svenska företag på nätet.